Os Sistemas de Gestão de Arquivos são tipos de software, que tipicamente oferecem suporte integrado para o workflow do arquivo, incluindo a avaliação, controle de acesso, descrição, disposição, a publicação dos instrumentos de pesquisa, recolhimento, gestão e preservação.
Para garantir que o processo de seleção de software seja bem feito, a empresa deve criar um plano de ação com objetivos claros e áreas de responsabilidade, realizando uma avaliação das necessidades administrativas e os fluxos de trabalho existentes (Como a informação flui no sistema? Que tipo de informação é transmitida, por quem, quando e para que finalidade? Quais fluxos de trabalho os arquivos devem alterar e/ou manter? Qual é o resultado desejado?).
Muitas empresas alojam sua documentação em softwares organizacionais, e além de alojar, as empresas auxiliam na importação de dados ligados ao software. Geralmente, os clientes que pagam a uma empresa para alojar os seus dados, relatam que existem poucos problemas técnicos e que os servidores da empresa raramente falham.
Entretanto vem aquela pergunta, e como que o arquivo vai recuperar os dados em caso de algum sinistro (enchente, desabamento, incêndio), e em que formato? Os gestores devem considerar os custos anuais de uma solução hosted, que apesar de alojar os dados localmente também implica custos de hardware, suporte técnico, taxas de licenciamento, etc. Se as empresas considerarem uma solução hosted porque temem a complexidade de instalação e manutenção de software, devem ter em conta que a maioria dos sistemas de gestão de arquivos são projetados, para serem fáceis de instalar e manter.
Alguns sistemas oferecem robusto suporte para gerir as coleções de arquivo, incluindo avaliações, locais e condições de conservação, os direitos e suas restrições. Alguns até permitem aos utilizadores criar ações de doação e a localização, além de rótulos, controle e gestão de solicitações de materiais e ajuda de referência. Outros concentram-se mais na descrição de arquivo do que na gestão da coleção. Muitos fazem as duas coisas. Os gestores devem determinar quais funcionalidades são essenciais para si, embora salientando que as novas versões de software, muitas vezes acrescentam funcionalidades que possam desejar.
Através de softwares de gestão de arquivos, as organizações podem também ser capazes de acompanhar as estatísticas, como o tamanho de sua documentação, quantos metros lineares têm sido processado ou eliminado ao longo de um período, os documentos mais frequentemente solicitados. Tais estatísticas podem ajudar os gestores a estabelecer prioridades de processamento.
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