Vários órgãos públicos já aderiram a digitalização de seus processos, por inúmeros motivos. Mesmo assim, eles continuam exercendo o papel de prestar o serviço ao público, ou seja, mesmo com essa “Revolução Digital”, os tabeliães e Gestores dos Cartórios não precisam se preocupar, afinal a digitalização veio para melhorar o seu trabalho.

Recentemente o Tribunal de Justiça de São Paulo (TJ-SP) disponibilizou o Parecer Nº 265/2014-E, que mostra como os cartórios deverão manter a autenticidade de seus livros e documentos diante das novas tecnologias, como a microfilmagem, a digitalização e a indexação das informações.

Mas como deve ser feito?

Uma das instruções do parecer, fala sobre a preservação dos registros públicos originais, ou seja, determinados livros de registros, mesmo depois de digitalizados de acordo com as normas do Instituto de Chaves Públicas (ICP-Brasil), deverão ser mantidos obedecendo à temporalidade estipulada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

O parecer é bem específico quanto aos locais de guarda virtual (datacenters), os meios de acesso e a utilização de softwares, afinal com a digitalização em massa, é necessário determinar padrões seguros não só para acesso, mas para a guarda e recuperação das informações.

Como a Estado Virtual pode ajudar os cartórios?

Além dos software de assinatura digital no padrão ICP-Brasil e sistemas de Gestão Eletrônica de documentos, a Estado Virtual fornece profissionais qualificados para organização e indexação da documentação. Assim conseguimos oferecer as informações necessárias, através de nossos consultores, para realizar a gestão documental de forma prática, eficiente e dentro das normas legais.

Agende uma apresentação, com certeza poderemos ajudar a modernizar seu cartório para uma gestão da informação mais eficiente.

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