Podemos eliminar o documento físico depois de digitalizá-lo?

De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde […]

Tempo de Guarda de Documentos

Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?

Tipos de Workflow

O workflow ou fluxo de trabalho é uma ação necessária para o controle das ações e informações processuais dentro de uma empresa, permitindo que estas possam ser transmitidas de uma pessoa para outra, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos, identificando as várias atividades do processo, procedimentos e controle de dados […]

Workflow visto por outro ângulo

Workflow é a automação de um processo de negócio, por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações e atividades são passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando um conjunto de regras procedimentais. Workflow, ou fluxo de trabalho, também pode ser definido como qualquer conjunto […]

GESTÃO DOCUMENTAL

Como é possível saber se sua organização está bem organizada? A resposta pode estar na Gestão dos Documentos de sua empresa. Afinal nunca pensamos que iremos precisar daquela Nota Fiscal do Fornecedor, ou a documentação funcional de determinado funcionário, ou melhor, como e onde está guardada toda a informação gerada pela empresa, logo […]

O documento digital e o documento digitalizado são a mesma coisa?

O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. O documento digitalizado é a representação digital de [...]

Qual a importância do monitoramento de rede?

Com a utilização de tecnologias online cada vez maior por parte das empresas, surge então a necessidade de se garantir que todos os serviços, e os equipamentos onde esses serviços acontecem, continuem sendo executados e estejam disponíveis o tempo todo.

Como Elaborar um Projeto de Gestão Documental?

Início Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades: Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista; Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo); Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras); Análise de Fluxos […]

EV-DOC e as Contas Públicas

A busca por uma maior transparência nos gastos e serviços públicos, atingiu um novo estágio a partir da virada do século, visando garantir a melhora da governança pública. Na área empresarial, já é exigido transparência das tomadas de decisões, logo no caso da administração pública, é necessário um nível de transparência […]

O que é Arquivo Permanente?

Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.

O que é Certificação Digital?

Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora, de acordo com o ICP-Brasil.   Para maiores informações [...]

O que é Arquivo Morto?

Arquivo Morto, é o nome utilizado por algumas instituições, para definir o Arquivo Permanente, logo não existe Arquivo Morto. Pois as informações nele contidas, podem servir para fins de pesquisa.

O que é Arquivo Corrente?

É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu Valor Primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

O que é Assinatura Digital?

É uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento, de acordo com o ICP-Brasil.   Para maiores informações sobre o assunto, Clique aqui.  

O que é um Fundo?

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência, ou seja, de uma mesma entidade produtora (entidade coletiva, pessoa ou família).

O que é Metro Linear?

Metro Linear é a unidade de medida dos Arquivos, ou seja, a quantidade de todos os documentos de um determinado Setor, enfileirados um a frente do outro. Estado Virtual

Quais Valores os Documentos possuem?

Os valores documentais são utilizados de acordo com a frequência de uso dos documentos, podendo ser primários (para fins administrativos, legais e fiscais), ou secundários (para fins de prova, pesquisa ou informativos). Estado Virtual

O que é Arquivo?

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (papel, fotografia, microfilme).

Como implementar um GED em uma organização?

A mudança de rotina dentro de uma Instituição, sempre ocasiona problemas no Clima Organizacional, visto que os funcionários já se adaptaram ao seu estilo de trabalho. Logo, para se implementar um GED é necessário sempre um estudo Organizacional, como a Instituição funciona, seu fluxo de trabalho, o que está errado, o que está certo, [...]

Documento digital é o mesmo que documento eletrônico?

No ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”, apesar de na literatura arquivística internacional, ainda ser corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado [...]

EV-Financeira

Cansado e estressado por conta das auditorias que precisa fazer? Não sabe onde os processos, contratos e balancetes estão? A administração está integrada em seus processos?

EV-DOC e a Contabilidade

A Gestão financeira e o Controle de Custos sempre foram um problema em nosso escritório, visto que no atual cenário organizacional, quem tem esse domínio de sua própria informação, tem maior visibilidade e credibilidade, principalmente pelo fato de se tratar de uma área importante de nossos clientes, como é o Setor […]

O que é GED?

A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento, pois permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, logo o GED lida com qualquer tipo de documentação, afinal ele visa o gerenciamento de informações de […]

EV-DOC e a Advocacia

A utilização do EV-DOC no escritório de advocacia onde trabalho, ajudou bastante na gestão das informações geradas pelos processos judiciais de diversas áreas, afinal a árvore documental criada, se adaptou à rotina de trabalho e ao fluxo de petições e processos, algo que se não for bem definido, controlado e bem indexado, acaba […]

O que é Workflow (Fluxo de Trabalho)?

O fluxo de controle ou workflow, permite a sincronização do processo de execução de atividades, ou seja, sua interação se dá por meio de conexões entre responsáveis e ações, com isso possibilita a sincronização do processo de execução de atividades. O termo Gerenciamento de Workflow (Workflow Management) refere-se a ideias, métodos, […]

O que é SCORM?

O SCORM é um conjunto de normas técnicas para produtos de software de e-learning. SCORM diz aos programadores como escrever seu código para que ele possa “jogar bem” com outros softwares de e-learning. É o padrão da indústria de facto para a interoperabilidade do e-learning. Especificamente, o SCORM governa como o […]

O que é ECM?

O GED foi introduzido no Brasil pelo CENADEM (Centro Nacional da Gestão da Informação), entidade extinta em 2010. Foi também o CENADEM que introduziu no Brasil o Knowledge Management, Gestão do conhecimento.

EV-Doc – Visão Geral

A informação está organizada dentro de sua empresa? É possível achar qualquer documento de forma rápida quando é necessário? Saberia dizer quantos e quais documentos existem e tramitam dentro da empresa?

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil)

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) é uma cadeia hierárquica e de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. Observa-se que o modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), além […]

O que é BPM?

O Gerenciamento de Processos de Negócio ou Gestão de Processos de Negócio (em inglês Business Process Management ou BPM), é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação, com foco na otimização dos resultados das organizações, através da melhoria dos processos de negócio.

INFRAESTRUTURA

A Estado Virtual está no mercado desde 2001 sempre aperfeiçoando suas estrutura. Contamos com o que há de mais moderno em Servidores, Datastore, Roteadores, Firewall e periféricos para proteger e disponibilizar os dados de sua empresa para seus clientes e colaboradores. Estamos conectados aos 3 principais troncos de internet do país, […]

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro – MoReq-Jus

O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus) foi elaborado por um grupo de trabalho interdisciplinar integrado por especialistas (servidores e magistrados) das áreas de Ciência da Informação, Tecnologia da Informação e Direito, e decorreu da necessidade de se estabelecer requisitos mínimos […]

O Moodle é gratuito?

O Moodle é um CMS (Course Management System), também definido como um LMS (Learning Management System) que nada mais é que uma plataforma de apoio ao ensino a distância. Este tipo de ferramenta possibilita que os professores criem disciplinas “online” e nelas compartilhem conteúdos em vídeos/áudio/texto, criem fóruns, chats, testes, recebam […]

eSocial

O eSocial tem por objeto estabelecer a forma única com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias previstas na lei n° 8.212, de 24 de […]

Como escolher um Software de Gestão?

Os Sistemas de Gestão de Arquivos são tipos de software, que tipicamente oferecem suporte integrado para o workflow do arquivo, incluindo a avaliação, controle de acesso, descrição, disposição, a publicação dos instrumentos de pesquisa, recolhimento, gestão e preservação.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O sistema tributário brasileiro é o mais complexo do mundo. Temos hoje 62 tributos, entre impostos, taxas e contribuições. Ainda segundo o mesmo estudo, no Brasil existem mais de 3,6 milhões de normas editadas nos últimos 19 anos (dados de 2008), isso dificulta o acompanhamento de tais medidas legais por parte […]

Qual a importância de se manter organizada a documentação?

Qual a importância de se manter organizada a documentação? A principal importância, em se manter organizada a documentação em determinado Setor, Diretoria e/ou Instituição pública ou Privada, é a possibilidade de utilização da mesma em tarefas e atividades rotineiras e extraordinárias dentro do local de trabalho, para cumprir as diferentes determinações [...]

O que é a Tabela de Temporalidade?

O que é a Tabela de Temporalidade? A Tabela de Temporalidade (juntamente com o Plano de Classificação), é uma ferramenta essencial na Gestão Documental, pois na mesma são determinados prazos para a eliminação de forma racional, de acordo com os códigos preestabelecidos no Plano de Classificação, da Documentação que não é mais [...]

O que é o Plano de Classificação?

O Plano de Classificação (juntamente com a Tabela de Temporalidade), é uma ferramenta essencial para a gestão Documental, visto que por meio de visitas técnicas do Arquivo e das necessidades administrativas setoriais, são atribuídos códigos que serão utilizados na Tabela de Temporalidade. Conteúdo Relacionado Por quanto tempo devo guardar meus documentos? Tabela [...]

Como se classifica um documento?

Como se classifica um documento? A Classificação é feita, de acordo com a interpretação do profissional, de determinado documento dentro do contexto em que foi produzido e sua função dentro de sua determinada atividade, sendo este documento vinculado a um código estabelecido no Plano de Classificação, que deve ser colocado sempre no canto superior [...]

Existe um modelo de Gestão a ser seguido?

Existe um modelo de Gestão a ser seguido? Assim como na forma, a guarda, não possui um modelo definitivo a ser seguido, visto o contexto diferenciado das Instituições. Recomenda-se uma melhor prática no arquivamento dos documentos conforme a atividade realizada pelos profissionais da empresa Estado Virtual.

O que é necessário fazer para digitalizar um documento?

O que é necessário fazer para digitalizar um documento? Para a digitalização de documentos, se faz necessário a higienização da documentação (retirada de grampos e clipes), a classificação (de acordo com o Plano de Classificação) e a própria digitalização no scanner, sempre tendo cuidado com a integridade documental (evitando rasgar e amassar) e pessoal (uso [...]

O que é uma Árvore Documental?

EVdoc Solução de GED e Workflow
O que é uma Árvore Documental? O Termo Árvore Documental, se refere ao Organograma e ao Fluxo de Documentos dentro da Instituição, sendo que estes são determinados de acordo com a natureza da Empresa ou Órgão Publico, e através disso é possível criar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, para a realização do [...]