Quais Princípios, devemos manter ao gerir uma documentação?

O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião das Prestações […]

Quais os benefícios de um GED com Workflow?

Um dos benefícios de possuir um GED com Workflow, é o fato da possibilidade de controlar tanto o uso (retirada e devolução) dos documentos, quanto do acesso aos mesmos. Portanto o Workflow se torna uma ferramenta estratégica da Administração para evitar possíveis “extravios” de documentos, dentro da Instituição, e um possível atraso na tomada de […]

Quais documentos podem ser eliminados/descartados em uma organização/empresa privada?

Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem descartados, sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados.

Quais documentos podem ser eliminados/descartados em uma organização pública?

Assim como nas empresas privadas, isso independe do suporte (papel, microfilme, digital), dos documentos a serem descartados, sendo que estes sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados. O que torna o descarte diferente nos órgãos públicos, é o […]

Quais as vantagens de um sistema eletrônico de documentos?

Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva.

Quais as melhores práticas para armazenamento de documentos físicos?

Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa.

Por que fazer Microfilmagem?

Essa é uma pergunta que atualmente, parece ser um pensamento antigo, afinal estamos na era onde a velocidade das informações é quase instantânea, com a digitalização e troca de dados entre vários tipos de sistemas de diversas formas possíveis, entre muitos aparelhos (computadores, notebooks, tablets, smartphones). Mas e em relação à […]

Por que apenas o Arquivista pode realizar a avaliação e destinação (guarda permanente ou eliminação) dos documentos de uma Instituição?

Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação […]

Por quanto tempo deve-se guardar a documentação?

Por quanto tempo deve-se guardar a documentação? O Período de guarda da documentação é determinado, pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas.

Podemos eliminar o documento físico depois de digitalizá-lo?

De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde […]

Qual a melhor forma de se guardar as informações?

Qual a melhor forma de se guardar as informações? Não existe uma forma padrão de guarda de informações nas Instituições, visto que cada documentação possui uma finalidade diferente em contextos diferentes, e cada realidade documental exige do profissional de Arquivo muita atenção o trato da mesma, logo em determinados casos, é […]

Qual a melhor opção para GED: PDF, TIFF ou JPEG?

Normalmente, a extensão mais utilizada no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o PDF, pois o fato deste ser popular na área da informática, o torna também mais seguro para se tornar padrão nos documentos tanto de interesse público, quanto privado. Entretanto, não se deve excluir as demais extensões, afinal nem todos os documentos são […]

Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos […]

Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

O art. 26 da Lei nº 8.159/91, criou o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, como institui também o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, cuja competência, organização e funcionamento estão regulamentados pelo Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002.

Tempo de Guarda de Documentos

Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?

Arquivo, Arquivologia e Arquivística

A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.

A Importância do GED

No atual contexto organizacional, das comunicações e gerencial, a informação atingiu um patamar nunca antes pensado e/ou imaginado por gestores, especialistas ou arquivistas, visto que qualquer entidade, país ou empresa que detiver a informação necessária e o controle da mesma, poderá atingir e alcançar a melhor estratégia possível e suas variáveis, […]

Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ

O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental […]