A burocracia é definida por Weber como uma estrutura administrativa por meio da qual o tipo de domínio legal é exercido, pois rege o princípio de áreas de jurisdição fixas e oficiais, ordenadas de acordo com regulamentos, ou seja, por leis ou normas administrativas. Os princípios da hierarquia dos postos e dos níveis de autoridades significam um sistema firmemente ordenado de mando e subordinação, no qual há uma supervisão dos postos inferiores pelos superiores, visto que a administração de um cargo moderno se baseia em documentos escritos (“arquivos”), preservados em sua forma original ou em esboço.
Há, porém um quadro de funcionários e escreventes subalternos de todos os tipos, os que ocupam ativamente um cargo “público”, juntamente com seus arquivos de documentos e expedientes, constituindo uma repartição, e os que ocupam cargos “privados” em empresas, onde a repartição é frequentemente chamada de escritório. A Organização moderna através da burocracia, em geral segrega a atividade oficial como algo distinto da esfera da vida privada, entretanto esta ordem burocrática está sendo abalada pela chamada “revolução da informação eletrônica”, que tem em frente o desafio de ameaçar a mudança nas estruturas relativamente estáveis das organizações burocráticas, conduzindo-as a novas práticas de comunicação e a novos tipos de documentos ainda não muito definidos.
A tecnologia recria a capacidade comunicacional das instituições, tornando-as acessíveis 24 horas por dia, “quebrando” a formalidade dos trâmites de acordo com a hierarquia imposta, afinal as mensagens tomam um grau de informalidade que compromete o contexto documental, fazendo que os sistemas eletrônicos integrados de informação (GED, ECM, BPM ou o ERP, que ultimamente está sendo uma nova alternativa corporativa), permitam a criação de “documentos dinâmicos”, ou seja, que possam estar acompanhando as mudanças de contexto, através de possíveis alterações de seu conteúdo.
Com isso, o estudo, a modelagem e a revisão do Workflow (Fluxo de Trabalho), através de ferramentas que usem o BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio), e/ou o ECM (Enterprise Content Management ou Gestão do Conteúdo Empresarial) em um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), se torna uma prioridade para qualquer Instituição, pública ou privada, para que se tenha vantagem competitiva diante das mudanças de paradigma observadas atualmente, mas previstas por estudiosos e especialistas a algum tempo. Logo cabe ao Gestor, Administrador ou Arquivista estar aberto a mudanças operacionais, estratégicas e organizacionais, sempre observando quais princípios deverão ser mantidos, ou simplesmente será “engolido” por esta “onda tecnológica” na Gestão da Informação, do Conhecimento e das Comunicações, não só a nível regional, mas mundial.
Posto isso, mas do que nunca o profissional a frente desta empreitada deve se manter firme em seus princípios acadêmicos, mas com possibilidades de agregar conhecimentos em outras áreas, para fazer uma Gestão eficiente de seu negócio, afinal pode-se dizer que estas mudanças são um sinal claro de uma “Sociedade da Informação”, onde a burocracia está perdendo seu valor, mas mantém sua importância frente as organizações. Nota do Arquivista Bruno Corsino da Conceição – Bacharel em Arquivologia pela Universidade de Brasília (UnB) – Gerente de Projetos e Consultor Arquivista – DRT/DF: 3133
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